Protection des données personnelles

Version du 1er novembre 2026. Service en phase de préparation commerciale.

Qui contacter ?

Signalement Copro est exploité par Kevin LOPEZ, 85 promenade Francis Lanteri, 06550 La Roquette-sur-Siagne. Contact : kevin.lopez.contact@gmail.com.

Pour les dossiers d’une copropriété, l’organisme qui détermine leur utilisation est responsable du traitement. Signalement Copro assure leur hébergement et leur gestion sur ses instructions. L’identité et la base légale du responsable doivent être précisées par chaque copropriété avant son utilisation avec des données réelles.

Quelles données et pourquoi ?

Nous traitons les noms, e-mails, numéros de téléphone facultatifs, mots de passe sous forme de dérivés cryptographiques, rôles, invitations, dates de visite, incidents, messages, coordonnées des prestataires et pièces jointes. Ces informations servent à authentifier les membres, contrôler les accès, suivre les interventions et échanger avec le syndic. Les données de compte nécessaires à notre relation contractuelle sont traitées pour exécuter le contrat applicable ; la prévention des abus repose sur notre intérêt légitime à sécuriser le service. Les finalités et bases légales des dossiers relèvent du responsable de chaque copropriété.

Ne joignez que les informations nécessaires au suivi. Évitez les données de santé, documents d’identité et informations privées sans rapport avec l’incident. Les notes internes et leurs fichiers sont réservés au conseil syndical et à l’administrateur. Un utilisateur simple peut consulter sa propre déclaration et participer aux dossiers auxquels le conseil l’ajoute ; il ne voit que leurs échanges partagés. Les notes internes ne sont pas envoyées au syndic.

Le téléphone est facultatif et sert uniquement à faciliter les contacts au sujet des signalements et des interventions. Il est consultable par son titulaire dans Mon compte, par le conseil des résidences auxquelles il appartient activement et par l’administrateur. Il n’est pas publié aux autres habitants ni inclus automatiquement dans les e-mails au syndic. Le titulaire peut le modifier ou l’effacer à tout moment dans Mon compte ; les anciennes copies de sauvegarde suivent leur rotation habituelle.

Informations collectives

Le conseil syndical et l’administrateur peuvent publier, après vérification, un titre et un résumé distincts du dossier restreint. Tous les habitants disposant d’un accès actif à cette copropriété peuvent alors consulter ces informations et le statut en lecture seule. Cette publication ne leur donne accès ni aux échanges du dossier, ni aux coordonnées de leurs auteurs, ni aux pièces jointes. Les droits du créateur et des participants restent distincts. Le conseil peut retirer la visibilité collective à tout moment. Les dossiers restent restreints par défaut, même lorsqu’un déclarant signale un problème concernant les parties communes.

Destinataires et hébergement

Les données sont accessibles aux personnes habilitées de la copropriété et à l’exploitant pour les opérations nécessaires d’administration et de support. L’application et ses fichiers sont hébergés sur le serveur Debian de l’exploitant en France. Resend traite les e-mails, leurs destinataires et leurs pièces jointes. Votre fournisseur de messagerie traite également les messages reçus.

Des traitements hors de l’Espace économique européen peuvent résulter du recours à Resend et à ses prestataires. La vérification des lieux de traitement, des garanties et des conditions contractuelles applicables reste à finaliser avant la commercialisation. Voir le contrat de traitement Resend et sa liste de sous-traitants.

Documents transmis par e-mail

Pour les envois au syndic, les pièces jointes sont incluses dans l’e-mail jusqu’à 10 Mo cumulés et accompagnées d’un lien vers les mêmes documents. Au-delà, seul ce lien est envoyé. Il donne accès sans compte uniquement aux fichiers du message concerné pendant 30 jours. Toute personne à qui le lien est transmis peut l’utiliser pendant sa validité ; ne le transférez qu’aux personnes habilitées.

Le secret d’accès figure dans le fragment du lien, puis sert à établir un cookie fonctionnel sécurisé, HttpOnly et limité aux documents de ce lien. Le fragment n’est pas envoyé dans l’URL des requêtes HTTP ; l’empreinte du secret, le périmètre des fichiers, la date d’expiration et l’éventuelle révocation sont conservés en base. Les notes internes ne sont jamais partagées par ce mécanisme. Le conseil et l’administrateur peuvent révoquer un lien depuis les réglages de visibilité du dossier. La révocation arrête les nouveaux accès ; elle ne retire pas les copies déjà téléchargées ou reçues par e-mail.

Préparation et envoi anticipé des pièces jointes

Lors d’une déclaration, les grandes photos JPG et HEIC compatibles peuvent être redimensionnées sur votre appareil (2 560 pixels sur le côté long, encodage JPEG 85 %), avec possibilité de conserver l’original. Les fichiers PNG, PDF et vidéos ne subissent pas cette compression. L’original présent dans votre photothèque n’est pas modifié.

Après sélection, les fichiers peuvent être envoyés dans un espace temporaire privé pendant votre saisie. Aucun dossier, message au syndic ou accès pour le conseil n’est créé avant votre confirmation. Les fichiers temporaires sont rattachés à votre compte et à la résidence autorisée, avec leur nom, type, poids et empreinte d’intégrité. Ils expirent après 24 heures et sont supprimés du stockage actif lors de la maintenance horaire ; les copies de sauvegarde suivent leur rotation habituelle. Une limite de 25 fichiers et 100 Mo temporaires par compte prévient l’accumulation. Si cet envoi anticipé échoue ou expire, la copie locale est transmise avec le dossier lors de la confirmation, sous réserve de vos droits et de la connexion.

Notifications push facultatives

Les notifications push sont activées uniquement à votre demande, après autorisation du navigateur, puis réglées par appareil et par résidence dans Notifications. Nous conservons l’adresse technique d’abonnement, ses clés de chiffrement, le rattachement au compte et à la session et vos choix d’alertes. Ces données servent uniquement à vous transmettre les alertes choisies. Vous pouvez les désactiver dans Notifications ou révoquer l’autorisation dans votre navigateur.

Le transport utilise le service push de votre navigateur (Apple, Google, Mozilla ou Microsoft). Le message est chiffré ; son contenu reste générique, sans nom, description, pièce jointe ou note interne. Le service de transport peut traiter des métadonnées techniques selon ses conditions, y compris hors de l’Espace économique européen ; ses garanties et conditions applicables doivent être documentées avant la commercialisation. Les droits sont revérifiés avant envoi et à l’ouverture du dossier. Les abonnements sont supprimés à la déconnexion de leur session, à son expiration ou lorsque le fournisseur les déclare expirés ; les traces techniques de remise, sans contenu, sont conservées au maximum sept jours.

Conservation

Les sessions durent au maximum 30 jours ; les liens de récupération du mot de passe 30 minutes ; les invitations 7 jours. Les invitations non acceptées sont supprimées au plus tard 30 jours après leur expiration. Les compteurs de sécurité expirés sont purgés quotidiennement. Les sauvegardes locales chiffrées sont conservées 30 jours.

Les dossiers et documents sont conservés pour les besoins du suivi et selon les instructions du responsable de la copropriété. Une durée adaptée aux obligations et éventuels litiges doit être définie contractuellement ; aucune suppression automatique des dossiers n’est actuellement appliquée. À la clôture d’un contrat, la restitution et la suppression sont organisées avec le responsable, y compris le délai d’extinction dans les sauvegardes.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès et la rectification de vos données ainsi que, selon les conditions légales, leur effacement, la limitation du traitement, la portabilité ou vous opposer à certains traitements. Écrivez au contact ci-dessus en précisant la copropriété concernée. Pour les dossiers, nous transmettons la demande à leur responsable et l’assistons. Une réponse est normalement apportée dans un mois ; une prolongation motivée peut être nécessaire dans les cas prévus par le RGPD. Vous pouvez saisir la CNIL.

Cookies et déclarations hors connexion

Le cookie « coprosuivi_session » maintient votre connexion pendant 30 jours au maximum. Il est nécessaire à l’authentification. Aucun traceur publicitaire ou outil de mesure d’audience tiers n’est ajouté par cette version de l’application.

Pour permettre une déclaration sans réseau, le navigateur peut conserver localement votre description, les pièces jointes choisies, un identifiant de demande et le nom des résidences déjà ouvertes avec votre compte. Ce stockage fonctionnel reste sur votre appareil ; il ne met pas en cache l’historique des dossiers ou les pièces jointes du serveur. Une confirmation « conservée sur ce téléphone » apparaît seulement après enregistrement local. Les demandes sont transmises automatiquement lorsque l’application est ouverte, que le serveur est joignable et que votre session et vos accès sont encore valides. En cas de session expirée, une reconnexion est nécessaire.

Après confirmation du serveur, les fichiers sont retirés de la file locale ; un reçu sans fichiers peut subsister sept jours. Les brouillons et demandes non transmis restent sur l’appareil jusqu’à leur envoi, leur effacement ou votre déconnexion. La déconnexion demande confirmation avant d’effacer les brouillons et demandes en attente. Le stockage local ne remplace pas une sauvegarde : un effacement des données du navigateur ou une décision de gestion du stockage de l’appareil peut supprimer ces copies. Protégez l’accès à votre téléphone ou ordinateur, notamment s’il est partagé. Les droits d’accès sont vérifiés de nouveau sur le serveur avant tout enregistrement.

Statistiques de fonctionnement

Des compteurs de consultations authentifiées par résidence et par rôle, de connexions et d’erreurs techniques servent au pilotage et à la sécurité du service. Ils sont réservés à l’administrateur et conservés 90 jours. Ils ne contiennent pas de nom, d’adresse e-mail, d’adresse IP, de paramètres d’URL ou de contenu de dossier. Aucun identifiant de visiteur supplémentaire n’est enregistré dans votre navigateur pour ces statistiques. Les journaux d’infrastructure utilisés pour le diagnostic relèvent d’une politique distincte de ces compteurs.

Performances ressenties dans le navigateur

Pour améliorer la rapidité et la fiabilité du service, le navigateur peut transmettre à Signalement Copro des durées de chargement, de navigation, de traitement des déclarations et messages et d’ouverture des aperçus, ainsi que des compteurs d’erreurs détectées. Seuls la copropriété autorisée, le type d’action et de page, la catégorie d’écran (large ou étroit), la version de l’application et, pour les fichiers, leur catégorie et une tranche de poids sont conservés avec ces mesures. Aucun nom, e-mail, adresse IP, URL complète, identifiant de dossier, nom de fichier, contenu ou texte d’erreur n’est ajouté aux statistiques de performance. Les requêtes de collecte restent soumises aux journaux techniques d’infrastructure décrits ci-dessous.

La session existante sert à vérifier les droits au moment de la réception ; l’identité du compte n’est pas copiée dans les agrégats. Aucun identifiant de suivi supplémentaire ni stockage persistant dans le navigateur n’est créé. Les signaux Do Not Track et Global Privacy Control désactivent cette collecte lorsqu’ils sont présents. Les mesures sont immédiatement regroupées par tranches de cinq minutes et par jour UTC ; les agrégats de cinq minutes sont conservés 30 jours et les agrégats quotidiens un an, puis purgés lors de la maintenance quotidienne. Les statistiques sont réservées à l’administrateur et ne sont pas transmises à un outil de mesure tiers.

Journaux techniques détaillés

Pour diagnostiquer les incidents et sécuriser le service, des journaux réservés à l’administrateur enregistrent l’adresse IP observée par le reverse proxy, la date, la méthode et le chemin demandé, le statut HTTP, la durée et, lorsqu’ils sont fournis, le navigateur et une référence technique de requête. Les traces d’exception sont limitées aux informations techniques ; les messages libres d’erreur sont remplacés et les paramètres d’URL sont masqués. Les corps de requête, cookies et en-têtes d’authentification ne sont pas copiés dans cette vue. Ce traitement repose sur l’intérêt légitime de l’exploitant à assurer la sécurité et le bon fonctionnement du service. Les événements détaillés sont supprimés après 30 jours par la maintenance quotidienne ; les copies de sauvegarde suivent leur rotation de 30 jours. Les journaux source du reverse proxy ont une gestion distincte.

Utilisateurs actifs par jour

Pour mesurer l’utilisation du service, un compte authentifié est compté une seule fois par journée civile de Paris, même s’il consulte plusieurs pages ou copropriétés. La déduplication utilise un pseudonyme calculé sur le serveur et différent chaque jour, sans nom, e-mail, adresse IP ni identifiant supplémentaire dans votre navigateur. Ces données suivent une conservation de 90 jours. Le tableau de supervision ne donne accès qu’aux totaux quotidiens, sans les pseudonymes individuels. Les visiteurs anonymes et les préchargements ne sont pas comptés.